诈骗后如何核实供应商

为什么一次诈骗意味着要检查所有供应商

一张诈骗发票,往往说明被入侵的邮箱、仿冒域名或外泄文件,存在于供应商链条中的某个环节,而不只是出错的那一笔付款。同样的渗透方式可能被用来针对其他供应商,或同一供应商的其他发票。

在发现诈骗后检查所有活跃的供应商账户,是合理且相称的应对方式,而不是反应过度。这比再发生一次诈骗要划算得多。

有效的回拨核实方法

用已有的号码联系每一位供应商,可以来自旧发票、合同或自己的记录,绝不使用最近邮件里提供的号码。请对方口头确认目前的银行账户资料,并记录联系的对象和时间。

真实的供应商不会介意这通电话,许多供应商在听说合作的企业遭遇诈骗后,甚至会预期到这一步。任何拒绝配合这项简单核实的供应商,都应视为付款前需要进一步确认的对象。

建立供应商联系登记表

单独保存一份记录,列明每位供应商经确认的电话号码、确认人以及日期,与收到发票的邮件往来分开存放。只有通过经核实的通话才能更新这份登记表,绝不能仅凭一封新邮件就更改。

这份登记表将成为日后每一笔付款的参照依据,让被入侵的邮箱无法悄悄植入新的银行账户而不被发现。这也是诈骗后应收紧的管控措施之一。

如何处理尚未完成的付款

对尚未重新核实的供应商,应暂缓付款,即使这会让真实发票稍微延迟。诚实地说明延迟原因:公司正在诈骗事件后进行安全审查,账户确认后即会付款。

这是可以放心传达给真实供应商的合理信息,大多数供应商都能理解。

接下来该怎么做

按即将付款的日期顺序,逐一检查活跃供应商名单,从金额最大或最紧急的开始。这与商业电邮诈骗更完整的应对方式相辅相成,具体可参考BEC事件应对清单。

如果这次诈骗已经造成付款损失,应该在进行这项检查的同时,申请追回转账并报案,因为这两个步骤都不该互相等待。