公司把货款付到了错误的供应商账户

发票付款时发生了什么

一封邮件送到,看起来像是常合作的供应商发来的,里面引用了真实的发票编号和已经预期的真实金额。邮件要求把款项付到一个”新”银行账户,理由是供应商的银行安排有变。

财务或行政人员在正常的工作日里处理了这笔付款,按照一张看起来很平常的发票走完了通常的流程。

几天后,真正的供应商跟进询问为什么发票还没付款,双方对不上的情况才浮现出来。

为什么变更的银行资料没有被质疑

这封邮件并非一眼就能看穿的假邮件。它符合供应商一贯的写作风格,用了真实的发票编号,发件域名也可能和真实域名几乎一模一样。

在背后,骗子很可能已经读过一段真实的邮件往来,要么是攻入了供应商的邮箱,要么是伪造了一个乍看之下很接近的地址。临近截止日期要付的款项,往往是在时间压力下处理的,而这正是变更细节最容易被忽略的时候。

这是商业邮件诈骗,这种套路针对的是普通的付款流程,而不是某一个人的失误。

一通电话本可以揪出问题

打一通电话给供应商,使用您已经留存的号码,而不是邮件里给的号码,几分钟内就能确认账户是否真的变更了。大多数这类骗局,靠的正是受害者跳过这一步核实。

由谁打这通电话、怎么打,都很关键。用同一封要求变更的邮件里留的号码回拨,什么都确认不了,因为骗子同样掌控着那条线路。

往后,任何银行资料的变更,都应该在付款放行前先触发这通电话,不管邮件听起来有多紧急。

贵公司现在还能做什么

立即联系银行,询问召回或冻结收款账户的可能性。阅读银行召回的运作方式,让您的财务团队了解银行会要求提供哪些信息。

向警方报案,让商业罪案调查部(CCID)可以立案,如果付款是最近发生的,也应致电国家诈骗应对中心997。保存好原始邮件及完整的邮件头信息、发票,以及相关的所有往来记录。如果不确定该按什么顺序处理,可以阅读遇到这类骗局后该采取的第一步。

如果涉及金额较大,在完成即时报告之后,值得诚实评估一下提起民事诉讼是否值得。

为下一次设立防范措施

一条简单的规则就能防止大多数重演:供应商银行账户的任何变更,都必须在下一笔付款发出前,通过电话用公司已经留存的号码确认。这一个步骤就能保护整个付款流程。

把提出付款申请的人和批准付款的人分开,也有帮助,这样一封被攻陷的邮件就无法单独把钱转走。发生这类事件之后,可用的追讨途径在很大程度上取决于公司行动的速度,应该把这当作现在就修补流程的理由。

处理这笔付款的人,遵循的是看起来正常的流程。需要修补的是流程本身,而不是追究是谁的错。